Das Team von eyevip cloud AG vereinfacht mit seiner eigens dafür entwickelten Eventmanagement Software das Einladungs- und Teilnehmermanagement. Der grosse Vorteil: Die Software fasst alle Daten zentral zusammen und ermöglicht direkt aus dem Tool heraus zielgruppenspezifische Kommunikation. eyevip erwies sich nicht nur bei den Swiss Music Awards (SMA) als super Lösung.
Text: Alyssia Kugler
«Die Swiss Music Awards 2020 sind uns besonders in Erinnerung geblieben», erzählt Daniel Frischknecht Knörr, Managing Partner bei eyevip. Dies einerseits, weil das Team von eyevip für diese Veranstaltung unter Hochdruck neue Features entwickelt hatte, wie etwa die individuelle Sitzplatzzuweisung- und die Wallet-Integration auf dem Smartphone. Andererseits, weil am Tag der SMA die 1000-Personen-Regel vom Bundesrat eingeführt wurde. Neu durften also maximal tausend Personen vor Ort sein, es waren aber weit mehr als tausend Gäste angemeldet.
Über das Tool konnte dieses Problem aber schnell und unkompliziert gelöst werden. Das SMA-Team kommunizierte über eyevip direkt mit allen angemeldeten Personen. Ungefähr im Stil von: «Wer vorsichtig sein will respektive in den letzten 20 Tagen in einem Risikogebiet war, soll sich bitte abmelden, damit die, die trotzdem kommen wollen, teilnehmen können». So sei das super aufgegangen und niemand musste effektiv ausgeladen werden.
Zentrale Teilnehmerdaten und trotzdem individuelle Kommunikation
Das Einladungsmanagement geht also bei eyevip weit über die Einladung hinaus. Auch das Erstellen und Kommunizieren von Follow-ups oder Event-Landingpages und das Messen der Anzahl Teilnehmenden gehört dazu. Das Tool ist also vielmehr eine Plattform, auf der die An- und Abmeldungen überblickt werden können und von der die gesamte Eventkommunikation abgewickelt werden kann. Bei virtuellen Events wird das Einladungs- und Teilnehmermanagement an externe Plattformen angebunden, zum Beispiel an ein Zoom-Webinar, ein Microsoft Teams Meeting oder neu auch GatherTown. In Zusammenarbeit mit dem Zürcher Unternehmen xtendx wird auch eine komplett in das Tool integrierte Lösung für virtuelle und hybride Events angeboten. Mit dieser ist jederzeit ersichtlich welche der angemeldeten Personen auch tatsächlich vor den Bildschirmen anwesend waren.
Eine weitere Stärke des Tools: Die Eventkommunikation kann auf verschiedene Zielgruppen aufgeteilt werden, so dass jede Kategorie individuell angesprochen werden kann. Dies ist beispielweise bei hybriden Events sehr praktisch, da die Besuchenden des physischen Events und die Besuchenden des virtuellen Events andere Infos benötigen und der Organisator trotzdem alles auf einen Blick hat. Auch bei Events mit verschiedenen Besucherkategorien wie beispielsweise VIP, Stehplätzen und Sitzplätzen oder bei Events mit mehrsprachigem Publikum kann die Kommunikation direkt aus dem Tool und spezifisch pro Kategorie gestaltet werden.
Intuitive Bedienung wird sehr geschätzt
Das Aufsetzen der Software übernimmt das Team von eyevip wobei es kundenspezifische Grundeinstellungen einrichtet. Danach kann sich der Kunde mit seinem Login einloggen und alles selbständig managen. «Wir haben von Anfang an sehr viel Wert darauf gelegt, dass die Plattform intuitiv bedienbar ist. So kann die Kundschaft die Plattform ohne lange Erklärungen unsererseits benutzen» erläutert Frischknecht Knörr. Entsprechend gehen zur einfachen Bedienbarkeit viele positive Rückmeldungen ein.
Es gibt auch die Möglichkeit, sich ein Custom-Template einmalig von eyevip erstellen zu lassen, zum Beispiel passend zu den Corporate Design-Vorgaben des Unternehmens. Grosskunden lassen teilweise auch ihr CRM (Customer Relationship Management) oder ihr Kernbankensystem anbinden. Dabei arbeiten die Entwickler von eyevip mit der IT-Abteilung der entsprechenden Grosskunden zusammen.
Mit eyevip geht das Einladungsmanagement effizient
So oder so können Templates kopiert und Textbausteine wiederverwendet werden. Dies gestaltet die wiederkehrenden Aufgaben rund um das Eventmanagement sehr viel effizienter und wirtschaftlicher. Endlich gibt es kein Excel-Chaos mehr bei den Teilnehmerlisten. Dies scheinen die Kunden sehr zu schätzen. Laut Frischknecht Knörr musste noch kaum Zeit in Kundenakquise gesteckt werden, weil eyevip gerne weiterempfohlen wird. So erlebt eyevip ein starkes Wachstum und plant, sein Geschäft ins Ausland zu erweitern.
The story behind eyevip
eyevip cloud AG entsand aus der Webagentur Eyecatcher, die bereits Anfang 2000 ihre Web-Diensleistungen angeboten hatte. Der Telekommunikationsanbieter Orange war einer ihrer Kunden. Für OrangeCinema (jetzt Allianz Cinema) erhielt eyecatcher den Auftrag, eine Lösung zu kreieren, mit der man effizient per E-Mail einladen konnte. Seither hat sich die Software immer weiterentwickelt und wurde sehr umfassend und hochwertig. Orange gibt es seit 2014 nicht mehr, die Einladungssoftware war aber zu gut, um sie aufzulösen. Eyecatcher konnte sie parallel zu seinen anderen Web-Dienstleistungen anderen Kunden anbieten. Später wurden die beiden Geschäftsbereiche getrennt und eyevip entstand.
Fun Fact: Daniel Frischknecht Knörr arbeitete in der Sponsoring & Events Abteilung bei Orange als das Tool entwickelt wurde und kam erst 2021 zur eyevip cloud AG.
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